KEBIJAKAN MUTU DAN K3 TERPADU

Yang ingin saya sampaikan adalah pemahaman terhadap persyaratan tentang kebijakan berdasarkan ISO 9001 dan OHSAS 18001. Barangkali dengan pemahaman tersebut, organisasi akan bisa memutuskan rincian rumusan kebijakannya. Penjelasan berikut ini bisa dijadikan semacam ceklis untuk memeriksa rumusan dokumen Kebijakan yang sudah ada serta menjadi penunjuk arah untuk penyusunan Kebijakan yang baru.

Pertama-tama harus dipahami bahwa berdasarkan persyaratan standar (secara tegas disyaratkan dalam OHSAS 18001), dokumen Kebijakan merupakan satu-satunya dokumen dari sistim manajemen yang tersedia secara terbuka bagi masyarakat / para pihak berkepentingan. Para pihak berkepentingan dapat terdiri dari pihak internal (pemegang saham, karyawan, manajemen) dan eksternal (pemerintah, masyarakat umum, pelanggan, pemasok, tetangga, dll). Organisasi harus memastikan adanya mekanisme yang memungkinkan para pihak terkait untuk memperoleh dokumen Kebijakan tersebut. Jadi dokumen Kebijakan merupakan media paling utama bagi organisasi untuk menyampaikan niatnya yang terkait dengan penerapan sistim manajemen mutu dan K3. Bagi masyarakat/pihak yang berkepentingan, dokumen Kebijakan menjadi satu-satunya jendela untuk memahami keseluruhan sistim manajemen dari organisasi, dan oleh karena itu mereka yang membacanya harus memahami isu-isu utama dan kehendak organisasi dalam penerapan sistim manajemen mutu dan K3. Oleh karena itu pula dokumen Kebijakan harus mampu menunjukkan dan menjadi cermin dari operasi dan proses yang dilakukan organisasi.

Apa saja yang harus tercermin dalam dokumen Kebijakan?

Dokumen Kebijakan harus mencerminkan hal-hal pokok sebagaimana disyaratkan dalam Standar.

• Apropriate (memadai / sesuai dengan operasi organisasi). Paragraph pembuka dari dokumen Kebijakan, sebaiknya memberikan uraian ringkas tentang sektor bisnis dan operasi dari organisasi, sehingga Kebijakan tersebut dapat dipahami sesuai dengan konteksnya.
• Komitmen untuk meningkatkan terus menerus efektifitas dan kinerja sistim manajemen mutu dan K3, sebaiknya juga perlu dinyatakan dalam dokumen Kebijakan. Tujuannya adalah menghapus keraguan dan atau kebingungan para pihak berkepentingan tentang komitmen ini. Untuk praktisnya barangkali rumusan yang terdapat dalam Standar dapat dipakai dalam dokumen Kebijakan. Hal ini juga memberikan arah yang jelas dari sistim manajemen yang diterapkan oleh organisasi.
• Komitmen untuk mematuhi peraturan perundangan dan persyaratan lain yang sesuai, sebaiknya juga dinyatakan dalam dokumen Kebijakan. Jangan sampai ada keraguan tentang komitmen ini, karena kepatuhan terhadap peraturan perundangan merupakan syarat minimal yang harus dilakukan oleh organisasi, bukan maksimal. Selain itu dokumen Kebijakan perlu memberikan indikasi tentang persyaratan penting lain yang sesuai yang akan dipatuhi, misalnya persyaratan asosiasi bisnis, persyaratan khusus pemberi kerja, peraturan daerah, dll.
• Kerangka acuan untuk menetapkan dan mengevaluasi sasaran mutu dan K3, juga perlu dinyatakan dalam dokumen Kebijakan. Hal ini akan menunjukkan bahwa organisasi punya sasaran sebagai basis untuk peningkatan termasuk indikasi dari ”key area” sasaran tersebut. Misalnya bila organisasi menyatakan kebijakan tentang ”menurunkan tingkat kecelakaan kerja” atau ” zero accident”, maka sistim manajemen K3 akan dipastikan memegang janji tersebut. Kebijakan akan perlu di rinci dalam bentuk sasaran yang terukur dan program aksi. Artinya, siapapun yang membaca dokumen Kebijakan seperti itu akan berharap bahwa dokumen dimaksud mewakili apa yang dilakukan oleh organisasi dan sekaligus prilakunya.
• Terdokumentasi. Tidak perlu dinyatakan dalam dokumen kebijakan. Kebijakan itu sendiri harus dibuat tertulis dan disyahkan oleh Pimpinan Puncak.
• Diimplementasikan. Perlu ada indikasi dalam dokumen Kebijakan tentang akan adanya penjabaran dari kebijakan tersebut untuk memastikan terlaksananya janji organisasi.
• Dirawat/dijaga. Perlu dinyatakan dan sebaiknya ada indikasi dalam dokumen Kebijakan tentang jaminan bahwa kebijakan akan tetap dijaga relevan dan up-to-date sesuai dengan perkembangan operasi organisasi.
• Dikomunikasikan kepada seluruh personil yang berada dibawah kendali organisasi. Perlu dinyatakan dan sebaiknya ada indikasi dalam dokumen Kebijakan bagaimana kebijakan akan dikomunikasikan kepada seluruh personil tersebut.
• Tersedia bagi para pihak berkepentingan. Perlu dinyatakan dan ada indikasi dalam dokumen Kebijakan, tentang mekanisme ketersediaan dokumen tersebut bagi para pihak berkepentingan.
• Kaji ulang secara berkala. Perlu dinyatakan dan ada indikasi dalam dokumen Kebijakan tentang hal ini. Misal tentang frekwensinya, medianya, dll. Ini menunjukkan bahwa Kebijakan organisasi bukan sesuatu yang statis, namun selalu antisipatif terhadap perubahan yang terjadi. Kaji ulang mencerminkan kebutuhan dari organisasi untuk senantiasa menyesuaikan kebijakannya dengan gerak maju operasinya.

Satu catatan tambahan, Kebijakan K3 (OH&S Policy) dirumuskan setelah rampungnya identifikasi bahaya, evaluasi resiko dan penentapan pengendalian (resiko). Artinya setelah diketahuinya jenis, tingkat dan luas pengaruh resiko yang dihadapi oleh organisasi dalam kegiatan operasinya. (WK-Agusttus 10)